温州国际会议展览中心有限公司服务指南 

前言

本服务指南主要介绍温州国际会议展览中心展会服务机构、服务内容、服务价格及相关的规章制度,是租馆协议不可分割的组成部分。

为了确保展览会及活动、会议的安全、顺利、成功,务请主办(承办)单位认真阅读并遵照执行。本指南从2008年开始执行。服务指南所含的信息保证其时效性和准确性。但请注意,如中心的规章制度,服务设施及报价有所改变将事先通知。若有疑问,请随时向温州国际会议展览中心查询。本指南的解释权属于温州国际会议展览中心。

主要服务机构简介

市场销售部:负责展馆及室外广场的销售,展览业务咨询,展馆租赁及签订租赁合同,展会的经营管理及跟踪服务、展会业务开拓等。

电话:0577-88135137  传真:0577-88132682

展会服务部:负责展会及活动的配套服务与管理。主要提供水、电、气、电话、空调、网络、电梯、广播、物流、清洁等服务及保障。

电话:0577-88135173  传真:0577-88135127

财务部:负责展会及活动的财务结算。

电话:0577-88135158  传真:0577-88133692

保卫部:负责展会期间安全保卫,消防监控及消防安全审查。

电话:0577-88136021  传真:0577-88133692

温州会展中心展览分公司:策划主办、承办、协办各类展会及活动,对外招展招商,合作办展等业务。

电话:0577-88135102  传真:0577-88135006

温州会展中心广告分公司:负责展厅和广场的广告业务的管理、会展布置、展具租赁、制作搭建和展台特装服务。

电话:0577-88137278  传真:0577-88137278

展览会运作程序

承办单位须提供:

1、主办单位批文及相关文件

2、展览策划书或组展实施方案及展位平面图纸

3、承办单位公司营业执照复印件

4、公司法人代表身份证复印件

5、展会的商品展销会登记证、消防许可证及治安许可证复印件等资料。

展览会运作流程

1、承办单位向会展中心咨询报价,洽谈租赁展馆、会议室;填写展览场地预约表,以确定租期。预约场地从预约之日起保留5个工作日,5个工作日后展会的确认以合同为准。

2.、签订展馆租赁合同,付定金2万元。

3、在签订合同之日起的15天内,承办单位向工商部门申办审批手续,并支付15%合同款(含2万元定金)。

4、布展前1个月,支付35%合同款;布展前20天,承办单位申报消防、治安证;提供展位图纸,签订展位搭建合同;提供需要展馆配套服务的详细资料,如用电、保安、保洁、广告等。

5、布展前10天,召开展会协调会,确认展会各项实施内容。

6、布展进场前,付清合同余款,施工单位办理特装布展及广告布置进场手续。

7、布展时,现场设立:

①会展中心现场服务处,包括咨询服务和租赁服务。

②承办单位现场接待处—办理布展证和参展证,发放资料—进馆布展—完成布展—展览期;举办各类讲座、研讨会—撤展(准备出门单)—填写承办单位意见反馈表。

8、展会结束后七天内结清所有费用。

展厅规章制度

一、专用名词的定义和解释

1、术语“中心”、“展览会”、“租用区域”、“场租费”和“租用日期”各自具有在“租馆协议”中所赋予的含义。“展位”指设立于租用区域内临时隔开的部位或房间。

2、“进馆期”指租用期内展览会开始前非展览日期间,“撤展期”指租用期内展览会举办后的非展览日期间。

3、“承办单位”指租馆协议定义的乙方。

二、办展及活动须知

1、展厅基本情况

展厅面积

本中心可对外租赁1号厅、2号厅、3号厅、4号厅,以及室外广场。1号厅为1300平方米,2号厅为6300平方米;3号厅为8000平方米;4号厅为3800平方米;室外广场为28000平方米。

展厅楼面负重能力

2号厅为0.45/平方米;3号厅为1.5/平方米;4号厅为0.5/平方米。展品如有操作振动部位,上述地面负重能力减少50%。展品运输、安置,展品操作等应考虑上述楼面负重能力,如有疑问,承办单位应于搬入物品前向中心查询。

展厅限高

展厅内,展位的搭建不得超过本中心规定的场地限高。具体如下: 2号厅为4.5米;3号厅、4号厅为5.5米。其中2号、3号厅内夹层下限高为2.5

展厅主要运输通道大门尺寸:

2号厅西门高4.5米,宽6米;3号厅北门高5米,宽6

展厅运输货梯尺寸及载重量:

北面货梯载重为5吨,宽2米,高2米,长3.9米;

南面货梯载重为2吨,宽1.5米,高2米,长2.4米。

2、展览承办方须知:

1)、承办单位必须确保展会的合法性,自行负责取得商品展销会登记证、消防许可证及治安许可证,并将复印件交由本中心备档。

2)、承办单位必须确保展会的名称、内容与合同相符合。

3)、承办单位应严格按照合同所规定的条款付款,否则本中心有权拒绝承办单位进场。具体付款方式如下:承办单位在签订展馆租赁合同时付定金2万元;在签订合同之日起15天内,承办单位向工商部门申办审批手续,并支付15%合同款(含2万元定金);布展前1个月,支付35%合同款;布展进场前,付清合同余款。

4)、承办单位根据合同安排展会日程,在规定的时间内布展、开展、撤展,如需提前进场布展,经本中心同意后按中心收费标准支付相应的费用,方可进场。

5)、承办单位如需使用租赁区域外的场地,应事先向本中心提出申请,经本中心同意后按中心收费标准支付相应费用。,

6)、进场前20天,承办单位应提交最终的展位平面图和水、电、气分布图,以及广场广告布置图并交由本中心审核,如有改动应及时告知。

7)、承办单位应事先通知特装展位的施工单位办理特装布展进场手续以及广告施工单位办理广告布置进场手续。施工单位在办理相关手续后,方可进场施工。

8)、本中心提供展会配套服务,承办单位应事先提交需要展馆配套服务的详细资料,并按本中心标准支付相应费用。

9)、承办单位举办展览会应遵守本服务指南所有的展馆管理规章制度

三、展会配套服务与管理须知

1、 用电服务

1)、用电申请:

A、会展中心对所有标准展位提供照明和安装服务,需24小时供电的电源必须提前向中心提出申请;每个标准展位配备500W的电源,如超出需提前向中心提出申请。

B、对所有特装展位不提供电源,为保证现场安全及管理,特装电源需提前一周向中心提出申请,中心根据申请放置电源箱。若统一送电后提出电源申请,中心将按照3倍价格收取配电箱费用。

C、为保证现场安全,会展中心原则上根据与主办单位协商好的时间进行送电、断电,如需提前或延迟送电、断电时间,必须提前向中心提出申请。

2)、电器安装要求:

A、电器线路、电器设备的安装,应由持有有效电工证的人员操作。

B、搭建单位应按中心规定接电,不得擅自接拉电线,不得超负荷用电。

C、展位敷设的线路应采用护套线或必须加绝缘套管,线路接头必须采用专用接头连接。除灯线外不得使用花线,横跨通道的电气线路必须有过桥保护。

D、碘钨灯等高温灯具、霓虹灯具不得擅自安装,霓虹灯的安装高度不得低于2.5m,安装时必须加装防护罩,经有关部门检查合格,方可使用。

E、室外的电器照明设备均应采用防潮型,落实防潮等安全措施。

F、广告牌、灯箱、灯柱内必须留有对流的散热孔,日光灯镇流器应采用消防验收合格的电子产品。

2、 用水服务

展位内如有用水要求需提前一周向中心提出申请,并办理相关手续,中心根据申请进行安装。

3、 空调服务

主办单位在开展期间如需使用空调须在开展前三天向中心提出申请,并办理相关手续。

4、 特装服务及管理

1)、特装申请及退押金程序:

A、特殊装修的展位,主办单位应通知施工方在进馆前两周,将展位设计图附水、电、气分布图等交中心展会服务部进行审核,经批准后方可按图施工。

B、进馆施工前,搭建单位需填写施工人员登记表,提供搭建单位营业执照、施工现场管理人员身份证等到中心交纳特装押金和特装管理费用办理施工证,并与中心签订《特装施工安全责任书》。所有施工人员必须凭证出入场馆。(注:特装押金标准为:500/9平方米) 

C展会结束时,搭建单位应在展会结束当天至第二日17:00前拆除展台并运走所

有废弃物,验收合格后方可退还施工押金,未在规定时间内撤清的中心将安

排拆除清理,所产生的费用按中心规定在押金中扣除,退款手续请在三日内

到会展中心五楼展会服务部办理。施工单位撤展当晚20:00前如撤清展位

可直接到现场服务处申请验收并退款。

2)、展位设置、展位搭建和展位拆除要求:

A、一排展位不宜过长,所有过道至少宽2米,如过道中有柱子,则应保持至少

2.5米宽的通道。

B、任何临时搭建物与墙面必须保持0.6米的检修通道。

C、展位设置和搭建不得遮挡安全通道,不得堆放物品,防火卷帘下不得设置展位

和堆放任何物品。

D、未经许可不得在展厅内进行施工、搭建和拼装,不得改变展厅地面、墙、门、

窗或建筑物其他部分的建筑结构,不得遮挡门、窗、排风口。不得对展厅造成

任何损坏,不得改变或影响展厅的建筑结构。

E、展位搭建高度必须按中心规定,中心2#馆搭建高度不得超过4.5米;3#、4#馆

搭建高度不得超过5.5米,5#、6#馆搭建高度不得超过5.5米。各展馆内因空调

管道设施有些部位不能达到以上高度要求,请根据现场实际情况进行设计施工,

搭建高度超过中心规定必须报中心审核,同意后方可施工。如施工高度超过两米,

施工单位必须做好高空作业的安全防范措施。

F、严禁在展厅公用设备设施、地面、柱体和墙体钻孔、打钉子、划痕、喷漆。不

得在展馆地面、柱、墙上粘贴有残留性的单双面胶以及有粘性的图案宣传品。 

G搭建展位时严禁遮挡消防栓和消防报警按钮等消防设施,监控设施,空调排风口。

H搭建单位不得在消防水管、桥架、空调管上拉线、悬挂物品,如必须在屋顶悬挂

物品应提前与中心进行联系,经允许后才可进行悬挂。

I、搭建材料必须使用防火材料或经防火涂层处理的符合消防要求的材料。严禁使用

易燃、易爆、易污染的物品,禁止吸烟、明火作业等。电线必须加绝缘套管不得

裸露,不得乱拉乱接。

J、展位拆除时,应注意安全,文明施工,应在完全确定不带电情况下进行工作。

不得破坏展厅设施设备,对悬挂物品不得乱拉乱扯。

K、展位搭建及拆除过程中应严格遵守中心有关物业、消防制度, 如发生损坏展馆

设备设施以及有关施工和展位安全的问题,一切责任由施工单位负责并按中心

规定赔偿。

5、 清洁服务

中心提供展会期间租用区域及周边公共区域的一般清洁服务。参展商不得在展位内乱堆乱放,包装物必须按规定堆放。中心提供展会一般垃圾处理服务,对于特装展位搭建遗留物不进行清理,由搭建单位自行清理。对于过量或过大的垃圾处理,中心保留向主办单位加收费用的权利。如有特殊情况中心根据客户要求制定清洁方案。

6、 物流服务

中心协助主办单位对展会提供运输等物流服务,原则上主办单位应首先考虑与中心有物流协议的物流单位。如需物流服务需提前一周与中心进行联系,并提供大概的货物数量、重量、运输时间。

7、 保安服务

会展中心联系专业的保安公司,协助展会主办(承办)单位制订展会保安方案,确保展览会及各类活动的安全有序运行。主办(承办)单位应遵守中心有关安全规定,并配合执行。

8、 广告(会场布置)服务

1) 提供广告设计、广告牌制作搭建、展会开幕式策划、整体布置会场活动等相关服务。

2) 承办单位在进场之前,按会展中心统一的广告位布置图制作展会具体的广告布置图,并在施工之前申报,办理进场手续。

3) 进场施工申报需提供施工单位的有效证件、负责人身份证复印件一份及进场施工管理人员的名单与联系电话。

4) 进场施工单位需向会展中心缴纳施工押金。押金按展会规模和广场广告规模确定。

5) 进场施工单位需向会展中心缴纳广告及施工管理费,展会承办单位向会展中心缴纳广告位使用费。

6) 施工单位撤展是必须及时清除装修材料及工程垃圾。超过时间没有撤清的,须缴纳保管费或垃圾消纳费。

7) 具体事项按《会展中心广告及会展布置管理规定》执行。

9、 展台布置服务

提供展台设计、搭建、制作,展览电器租赁及配套服务。

10、标摊服务

承办单位须在开展前30天与服务公司单独签定标摊搭建合同。现场服务公司有展具、电器、花木等供租赁。

11、餐饮服务

中心供应快餐、食品和饮料,由中心指定的供应商供应。谢绝外带快餐、食品和饮料。

12商务服务

商务中心提供通讯、打字、复印、剪字等服务。

(四)消防安全

     1、实行防火安全责任制 

      按照“谁主办、谁负责”的原则,展会主办(承办)单位负责人为展会防火责任人,各展团、展位的负责人即为该展团、展位的防火负责人。 展会防火责任人与会展中心签订消防责任书, 

  2、实行全馆禁烟、严禁明火作业 

     展馆内(包括展场、摊位、办公室、仓库、走廊通道、天桥、楼(电)梯、卫生间等地场所)一律禁止吸烟,违者将视情节参照《消防法》第四十七条的规定给予处罚。吸烟者可到馆外设置的吸烟点吸烟。展厅内严禁电焊、气焊等明火作业。如有特殊动火要求必须报市公安消防局审批。

  3、保证消防通道畅通无阻 

     根据《消防法》第十四条规定,要保证各展馆疏散通道、安全出口畅通无阻。馆内主要通道宽度不小于6米,次通道不小于3米。严禁在黄线内布展;不得将展样品悬挂在消防、配电、空调设施或天花上,违者造成设施损坏何不良后果的,除照价赔偿外还要追究相关的责任。布展、撤展期间各种装修材料、展样品不得堆放在展厅门口或展馆通道上,以免堵塞消防通道。安全管理人员将对违规摆放的物品进行清理,清理中造成的任何损失和产生的费用由物主承担。

  4、装修、搭建须经消防技术审核 

   《消防法》第十条规定,建设应将建筑工程的消防设计图纸及有关资料报总公安消防机构审核,未经审核或经审核不合格的,建设单位不得施工。依据本规定,展会主办(承办)单位在布展前应携带上级主管部门的批文、消防审核申请报告、布展平面图、特种展位图及消防安全检查申报表等资料、依法向市公安消防局申报消防审核。凭审核意见书进馆施工布展。各类装修、搭建遇到消防方面的疑问,可到消防部门进行咨询。 

  5、各类装修用材、用料的有关规定 

    《消防法》第十一条规定“公共场所室内装修、装饰根据国家工程建筑消防技术标准的规定,应当使用不燃、难燃材料的,必须选用依照产品质量法的规定确定的检验机构检验合格的产品。”依据此规定各参展商搭建摊位所使用的材料必须遵守工程建筑消防技术和防火的以下规定: 

  1)参展商不得使用未经阻燃处理的材料(如:草、竹、藤、纸、树皮、泡沫、芦苇、可燃塑料板(万通板)、可燃地毯、布料和木板等物品)作装修和装饰用料。 

  2)所有装修和装饰材料均应采用不燃或难燃材料。如外地参展人员需在当地预先制作展台、展架的,所使用的不燃材料应有当地公安消防部门检验的合格证(复印件),在进场施工前交送中心展会服务部备案。 

  3)如当地没有公安消防部门认可的难燃材料,而参展商又需在当地将装修物制作成半成品后再进馆进行组装的,经国展中心工程部、消防安全监督人员的同意,可按照每平方米涂0.5公斤防火漆进行处理,但必须在进馆安装前,办理有关登记手续。

  6、保证消防设施完好和正常运转 

     根据《消防法》第二十一条规定精神,各参展商应自觉爱护展馆内的各种消防器材和实施。 

  1)消防栓和灭火器材前1.5米的范围内以及消防卷帘下不得摆放任何物品,严禁阻挡、圈占、损坏和挪用消防器材。 

  2)馆内装修构架(含展品、灯箱等)必须与天花保持0.5米以上的净空,无天花的展厅展架高度不得超过会展中心规定高度,所有展位及装修不得以任何形式封顶,以保证消防报警系统和自动喷淋灭火系统的功能正常发挥。 

  7、电气设备的安装应符合防火安全要求 

     依据《消防法》第十二条规定,电器产品的安装、使用和线路、管路的设计铺设,必须符合国家有关消防安全技术规定。 

  1)各参展单位及施工单位进场布展前应将用电负荷报会展中心展会服务部审核,施工完毕,经服务部部派员检查后方可通电。 

  2)各展位安装的电器产品,其电线应使用有公安消防部门检验合格(应有检验证书或标识)的难燃导线并套金属管或PVC套管敷设,同时,按用电要求,做好接地体的跨接。不得使用花线、铝芯线等。 

  3)广告牌、灯箱、灯柱内必须留有对流的散热孔,日光灯镇流器应采用消防验收合格的电子产品。 

  4)各展位的筒灯、射灯、石英灯等灯具的安装必须与展品、装饰物等保持30厘米以上的距离、并应加装接线盒,电线不得外露。 

  5)展馆各展位不得使用电水壶、电壶、电炉、电烫斗等大功率电器设备,如确实需要使用,应申请批准后方可使用。大功率的灯具(如碘钨灯500W以下)应加装防护罩。 

  6)为保证展场的安全,以下展位不得增设照明设备: 

A、抽纱摊位。 

B、纸、绢、塑料花、玩具的摊位。 

C、保卫部门认为有一定火灾危险性的摊位。

8、严禁携带易燃易爆等化学危险品进入展场 

     根据《消防法》第十七、十八条的规定,下列危险品不准带入馆内:烟花、炮竹、汽油、煤油、酒精、天那水、氢气以及保卫部门认为可能威胁展馆安全的物品,此类展样品只能使用代用品。展览会闭幕后,所有化工展样品应自行带出馆外。 

     施工、机械操作表演确实需要用汽油、天那水、酒精等易燃液体或明火作业(电焊、气焊),事前必须报中心安保部审批,使用时派专人负责,确保安全。 

 

9、包装材料应及时清出馆外。 

展样品的包装箱、纸屑等杂物务必在展会开幕前及时清理出馆外,严禁将其存放在摊位内、柜顶或摊位板壁背后。

10、认真做好闭馆前的清场工作

  1)各参展代表应配合保卫人员做好清场工作: 

2)清理展位内的可燃杂物、火种和其它灾害隐患; 

3)关闭本展位的电源; 

4)保管好贵重物品。

  11、参展商须在展览会规定的时间进场布展、参展、撤展,遵守开闭馆时间。

参展商在展期内要妥善保管个人的提包、现金、手机、证件等贵重物品,不得随意丢放在展位上,贵重展品要定人看管,提高警惕,严防盗窃、诈骗行为。 

  12、展会主办(承办)单位应加强证件的使用管理,控制馆内人员流量。

展会应统一制作,贴有照片、编号、盖有印章的有效证件。参(布)展人员须佩带证件进场,并服从安保人员的检查,证件不得转借,遗失立即向主办单位报告

13布、撤展货车按主办单位规定的时间节点进场,按指定地点临时停放,卸货(装货)后立即驶出大院,货车严禁在院内过夜。

展出期间进馆车辆 按规定路线行驶,按指定位置停放,未持有展会通行证的车辆按规定收费,所有车辆应服从交通管理人员的指挥、疏导。

  14若发生燃、爆等突发事件,要保持冷静,服从公安、保卫人员指挥,尽快疏散到厅外安全区域。

  15、展会主办(承办)单位应遵守国家相关安全管理条例及温州国际会展中心制订的所有安全管理规定,并配合执行。

浙公网安备 33030202000465号